Klachtenprocedure

Klachtenprocedure >> opgenomen in algemene voorwaarden

Klachtenprocedure

1. Indien opdrachtgever klachten heeft over de verrichtte werkzaamheden dient zij/hij dit binnen 14 dagen na het ontstaan van de klacht schriftelijk kenbaar te maken bij de coach.

2. Na kennisname en bespreking van de klacht met de coach zal opdrachtnemer zo goed mogelijk uitvoering geven aan de gekozen oplossingsrichting.

3. Is hiermee de klacht niet naar tevredenheid opgelost. Staat het de opdrachtgever vrij om de klacht in te dienen bij het hoofdkantoor van de vitaliteitsgroep, per email avg@vitaliteitsgroep.nl.

U (client of opdrachgever) bent niet tevreden, wat nu?

Bent u niet tevreden bespreek het altijd eerst met uw coach (VG-specialist). Soms is dat al voldoende om het op te lossen. Elkaar niet begrijpen of miscommunicatie kan altijd gebeuren. Wij helpen graag, ook als u niet tevreden bent. Heeft u het aangegeven en u bent nog niet tevreden, vervelend voor u. Wilt u dan nog een keer melden bij uw coach. Dat kan persoonlijk, per telefoon, mail of brief. Waar u zich het prettigst bij voelt.

Na het indienen wordt uw coaching opgeschort. Coaching werkt alleen als er vertrouwen is, uiten van uw klacht is daarom heel belangrijk.

Blijf er niet mee rondlopen, daarmee doet u uzelf en uw herstel te kort. Na ontvangst van uw klacht wordt binnen 14 dagen een afspraak met u gemaakt om uw klacht te bespreken. Vind u het prettig iemand mee te nemen dan graag. Wilt u dat van tevoren aangeven? Dan zetten we een extra kopje en stoel erbij.

Uw coach heeft de mogelijkheid om een collega bij het gesprek aanwezig te laten zijn. Deze collega heeft als enige taak het in goede banen leiden van het gesprek en het maken een verslag.

U heeft een afspraak met uw coach om uw klacht te bespreken. U vertelt wat u niet fijn vindt en wat u graag anders zou willen zien. Uw coach gaat met u in overleg wat hij/zij wel of niet kan leveren. Samen bepaalt u de volgende stappen.Komt u er samen op deze manier uit, dan is dat fijn. Wilt u bij uw coach blijven dan veranderd er niets. Heeft u samen uw klacht besproken, u bent tevreden maar wilt liever niet met uw coach verder dan kunt u dat aangeven en in overleg met het hoofdkantoor wordt naar een andere coach gezocht. Daarna kan uw traject verder doorgezet worden.

Bent u na dit gesprek nog niet tevreden, wat heel vervelend is voor u, dan kunt u uw klacht voorleggen aan de klachtencommissie op het hoofdkantoor van de vitaliteitsgroep. Uw klacht wordt dan in behandeling genomen door 1 persoon van het hoofdkantoor en een aangewezen klachtenbehandelaar die ook coach is, en eventueel een notulist. Wanneer u wordt uitgenodigd op het hoofdkantoor voor het bespreken van uw klacht adviseren wij u om niet alleen te komen en iemand mee te nemen die u vertrouwt. Tijdens dat gesprek zal uw klacht aangehoord worden en een oplossing gezocht worden.

Met klachten gaan wij serieus om. Wij vernemen uw klacht graag. Uw klacht helpt ons, ons werk beter te doen.